Latest news
Jeroen Bruijgoms
By Jeroen Bruijgoms
3 months ago | comments

Handboek soldaat voor zelfsturing

Latest news | Change Management Handboek soldaat voor zelfsturing

Zelfsturing is hot! Inmiddels ben ik een paar artikelen verder en krijg ik veel enthousiaste reacties en vragen. In mijn vorige artikel ben ik ingegaan op “de valkuilen van zelfsturing”, dan is ook de vraag snel gesteld wat dan wel werkt. Oftewel, bestaat er een handboek soldaat voor zelfsturing?

Laat ik die open deur vast intrappen. Dat handboek bestaat natuurlijk niet, elke verandering is uniek. Dat betekent niet dat je bij elke verandering vanaf nul moet beginnen. Zeker niet, alle praktijkervaring bij Mastermind hebben we gebundeld in een aanpak om organisaties meer zelfsturend of zelforganiserend te laten werken.

Niet zozeer om 1-op-1 uit te rollen. De kunst zit in het op maat maken van deze aanpak voor de situatie waarin jouw organisatie zich bevindt. Onze overtuiging is namelijk dat elke organisatie een eigen startpunt, groeipad en eindpunt heeft.
Wij bieden dus geen confectiepak maar altijd een maatpak!

De ruggengraat van de aanpak bestaat uit 5 stappen, die ik kort zal toelichten.

1. Een stevige basis leggen

Start met een stevige basis en commitment. Iedereen in de organisatie dient een duidelijk gezamenlijk doel voor ogen te hebben. Dat doel is niet zelfsturing, maar hetgeen de organisatie wil bereiken met de transitie naar zelfsturende teams. Zonder dat doel raden wij af over te gaan tot implementatie.
In het opstarten van zelfsturingstrajecten bij onze klanten zien we vaak dat deze stip al aardig goed op papier staat. Waar het mis gaat, is het meenemen van de organisatie in het opstellen en doorleven van dit verhaal. De happy few die betrokken zijn, doorleven het zeker. De werkvloer krijgt het vervolgens over zich uitgestort en dat komt niet ten goede aan het commitment.
Betrek de werkvloer daarom ook al in het opstellen van de stip en neem de tijd om het verhaal met de organisatie te doorleven. Een mooie parallel is hierin te maken met de sport, waarin Mark Tuitert één van mijn favorieten is. Of nog dichterbij, één van mijn directe collega’s Thijs Boogert die de Marathon des Sables heeft gelopen en als snelste Nederlander heeft volbracht.

2. Vertrouwen opbouwen

De volgende stap is dat het team elkaar goed leert kennen, weet wat men aan elkaar heeft en op elkaar durft te vertrouwen. Zonder vertrouwen is een volgende stap niet mogelijk.
Dit is makkelijker gezegd dan gedaan. De reflex van een groep waar nog geen vertrouwen is, is namelijk om de aandacht te leggen op werkafspraken. Dat is een stuk veiliger dan de interpersoonlijke kant. Helaas werkt dit niet. Het is hetzelfde als een huis bouwen zonder een goed fundament te leggen. Het huis lijkt fantastisch maar zakt uiteindelijk toch in elkaar. Oftewel, werkafspraken komen wel op papier, maar gaan in de praktijk niet leven.
Besteed daarom aandacht aan het leren kennen en waarderen van elkaar. In eerste instantie lijkt dit meer tijd te kosten maar in de totale implementatie ga je hiermee sneller tot resultaat komen.
Mocht je onverhoopt dit lastig vinden… hiervoor zijn ontzettend veel hulpmiddelen te vinden op Internet. Je kan kiezen voor het traditionele kwaliteitenspel, een klassieker die altijd tot mooie inzichten leidt. Je kan ook gaan eten met het team en tijdens het diner prikkelende vragen aan elkaar voorleggen. Of mijn favoriet, duik een escape room in. Een snelkookpan voor natuurlijk gedrag!

3. Constructief aanspreken

Als het vertrouwen voldoende aanwezig is, wordt de volgende stap dit verder uit te bouwen. Dit doe je door elkaar feedback te leren geven en op een constructieve wijze aan te durven spreken op gedrag en prestaties. Op die manier raakt het team beter op elkaar ingespeeld en kan (meer) zelfstandig aan de slag gaan.
In positieve zin gaat dit vaak vrij snel. Besteed aandacht aan het vieren van successen en het geven van complimenten en je bent al halverwege. De uitdaging wordt om elkaar ook van tijd tot tijd de spiegel voor te houden of aan te spreken op ongewenst gedrag. Dit gaan we van nature uit de weg en als we het al doen wordt het door de ontvanger vaak als kritiek opgevat. Lees het artikel van Gytha Heins maar eens, waarin ze haarfijn uitlegt waarom we dit zo lastig vinden.
Help daarom teamleden deze competenties te ontwikkelen en stimuleer het gebruik daarvan in de praktijk. Ter inspiratie een fantastisch filmpje hoe het NIET moet. Een mooi opstapje naar een gesprek binnen het team hoe jullie dat wel willen doen. En laat dat gesprek dan ook faciliteren. Juist op dit punt is het handig om een objectieve buitenstaander de spiegel voor te laten houden en te benoemen wat de rest van de groep niet kan/wil benoemen.

4. Werkafspraken maken

Als het team staat, komt het verdelen van taken en het maken van werkafspraken. Zoals eerder gezegd is de valkuil dat men vaak op dit punt begint. Helaas gaan afspraken pas echt leven als er vertrouwen in het team is.

Een andere valkuil is het voor de volle 100% willen uitwerken voordat we ermee aan de slag gaan. Ik ben een enorme fan van 80/20 om vervolgens aan de slag te gaan en in de praktijk te ervaren wat wel en niet werkt. Heel lean!
Een ander principe vanuit Lean dat goed toepasbaar is binnen zelfsturende teams is de dagstart. De kern van de dagstart draait om 3 vragen:

  • Hoe ging het gisteren?

  • Hoe staan we er vandaag voor?

  • Hoe kunnen we het morgen nog beter doen?

  • Hierin past goed die 80% oplossing, want met de dagstart kun je ervaringen uitwisselen en elke dag de manier van werken een klein beetje verbeteren.

    Tussen Lean en Zelfsturing zitten overigens nog veel meer parallellen. Ik geloof ook heilig in het vinden van de juiste mix van alle theorieën om te komen tot die werkwijze die voor jouw team in de huidige omstandigheid het beste werkt. Ook hier dus het maatwerkpak!

    Een paar andere parallellen:

    Dienend leiderschap: een mooi voorbeeld hierin is Scania, waar de managers ten dienste van de operatie staan en helpen “beperkingen” op te lossen. In Lean noemen we dat de Gemba walk en daarmee laat je de operatie zoveel mogelijk doen waar ze goed in zijn.
    Visueel management: in plaats van allerlei online dashboard en allerlei rapportages die we elkaar toesturen, is het zichtbaar ophangen van de belangrijkste doelen en resultaten een belangrijk middel voor focus en drive.
    Standaardisatie: vaak een negatief beladen onderwerp maar zoals Taiichi Ohno al zei: “Without standards, there can be no improvement.” Dat betekent niet dat je alles moet standaardiseren maar alleen de zaken die zich daar voor lenen. Daarmee hou je tijd over voor de zaken waar echt jouw expertise voor vereist is.
    Maar goed, terug naar het onderwerp. Maak goede basisafspraken (80%) en ga daarmee in de praktijk aan de slag.

    5. Continu verbeteren

    De laatste stap is de fase van continue verbeteren. Dit is de meest productieve fase waarin we het team graag willen houden. Helaas leert de praktijk ons ook dat dit een utopie is. Door veranderingen in omgeving of samenstelling valt een team terug naar een lager volwassenheidsniveau.

    Onze belangrijkste tip is dat ook eerlijk onder ogen te zien en gezamenlijk de schouders eronder te zetten om weer door te groeien naar een hoger niveau.

    Hoe start je de verandering naar zelfsturing op?

    Bij elke gewenste verandering adviseer ik altijd eerst te kijken hoe de organisatie er nu voor staat. Noem het een 0-meting, of een startpunt. Belangrijk is dat we allemaal met dezelfde bril naar de huidige situatie kijken om van daaruit te bepalen wat het groeipad zou kunnen zijn. Valkuil is dat we vaak denken te weten hoe we ervoor staan en daarover met elkaar in gesprek gaan met als gevolg dat we veel langs elkaar heen praten en snel tot de verkeerde oplossing komen. Ons advies is de huidige situatie eerst feitelijk te maken en vervolgens met elkaar te bepalen wat je daarvan vindt.

    Hiervoor hebben we bij Mastermind een korte scan ontwikkeld die je binnen het team kunt uitzetten en snel een beeld kunt ophalen hoe een ieder kijkt naar het huidige volwassenheidsniveau qua zelfsturing. Een prima conversation starter om het fundament van de verandering met elkaar te gaan leggen.
    Vervolgens ga je met elkaar het droombeeld bepalen. Waar zouden we uiteindelijk willen staan? Niet door erover te praten maar vooral door dit op een creatieve manier te schetsen met elkaar. Daarmee heb je het eindpunt.
    Laatste stap is dan om te bespreken wat de eerste stappen gaan zijn om op weg naar dat droombeeld te gaan. En dat vooral te zoeken in kleine stappen.

    Mocht je meer willen weten over onze aanpak en scan, laat het mij weten. Ik vertel je daar heel graag meer over en anders wel 1 van mijn collega’s. Niks leukers dan over je vak in gesprek te gaan!

    Wat vind jij?

    Over zelfsturing raak je nooit uitgepraat. Ik ben benieuwd wat je van mijn verhaal vindt en welke ervaringen jij hebt met het bewegen naar een meer zelfsturend team. Reacties vind ik erg leuk, een keer sparren nog leuker.

    Latest posts by Jeroen Bruijgoms

    blog comments powered by Disqus



    Jeroen Bruijgoms

    Jeroen Bruijgoms

    Business Consultant

    Meer weten? Neem dan contact op met Jeroen Bruijgoms:

    • Email jeroen.bruijgoms [at] mastermind [dot] eu
    • Phone +31651274258

    Related Posts

    Dijsselbloem: 'Kwaliteit advies zorgwekkend'
     
    Training Implementeren in 4 stappen op woensdag 16 april jl. weer een succes!
     
    De why van digitale transformatie
     
    Pensioenfonds Dutch Space kiest voor PME
     
    'Fusie PME en PMT vergt alleen nog mentale stap'
     

    To-Top Mastermind